行政書士として開業するとき、意外と後回しにしがちなのが鍵付きキャビネット。
でも、実はこれ、事務所調査の時点でチェックされる可能性もある重要な備品です。
この記事では、行政書士事務所に鍵付きキャビネットが必要な理由と、選び方のポイント、実際におすすめの商品を紹介します。
鍵付きキャビネットが必要な理由
行政書士は、依頼人の個人情報や会社の重要書類を扱う仕事です。
たとえば、
- 住民票や印鑑証明書などの原本
- 依頼書や委任状
- 契約書類や申請控え
こうした書類を保管する際に、第三者が簡単に触れられないようにすることが求められます。
そのため、鍵付きのキャビネットや書庫を設置しておくことが望ましいです。
特に「自宅兼事務所」で開業する人は、家族や他人の出入りがある場合もあるため、セキュリティ面をしっかり意識しておくと安心です。
キャビネットを選ぶときのポイント
① 鍵のタイプをチェック
ダイヤル式・シリンダー式・電子ロック式などがあります。
行政書士事務所では、**シンプルなシリンダー式（鍵で開け閉めするタイプ）**が多く使われています。
耐久性が高く、予備鍵も付いてくるので安心です。
② サイズと収納力
A4ファイルやバインダーを立てて入れられる大きさが目安。
書類が増えることを考えて、最初から少し大きめサイズを選ぶと長く使えます。
③ 材質とデザイン
スチール製は丈夫で長持ち、木製は見た目が落ち着いていて部屋に馴染みやすいです。
事務所の雰囲気に合わせて選びましょう。
④ キャスター付きも便利
移動や掃除がしやすいので、自宅事務所など限られたスペースではキャスター付きもおすすめ。
私が購入したキャビネット
これが実際に購入したキャビネット。
以下がこの商品にした理由です。
・ある程度名の知れた販売元、かつ低価格
・ボックスの中で何段かに分けられるが、扉が1つなのでどの段のものを探していても迷わない。
自宅事務所で部屋も狭いため、あまり立派なものは置けません。
書類が増えてきたら同じキャビネットを買い足して積み上げるかスチール製のものに買い替える予定です。本当はスチール製のガッチリしたのが欲しかった・・・
このタイプも検討しましたが、扉が多い＝どの段に何を入れたか覚えていないと無駄に扉を開け閉めすることになりそうです。
そうなるよりは1枚扉で中で段が分割している方が遥かに効率的だと考えます。
独立事務所の方や、部屋が広い方なら以下のキャビネットをおすすめします。
永く使用することを考えたら、スチール製キャビネット一択かと思います。
木製は数年でガタがくるだろうな・・・
注意点：個人情報の保管ルールにも関係する
行政書士は個人情報保護法の適用を受ける職種です。
たとえ一人事務所でも、「施錠保管」や「アクセス制限」を意識しておく必要があります。
鍵付きキャビネットを設置しておくことで、事務所調査でも安心して説明できますし、顧客にも信頼感を与えられます。
まとめ
- 鍵付きキャビネットは行政書士事務所に必須レベルの備品
- シリンダー式＋スチール製が耐久性の面でおすすめ
- 私と似た環境での開業なら木製＋一つ扉のキャビネットで運用が◎
開業直後は書類が少なくても、すぐに増えていくだろうと思います。
早めに収納環境を整えておくと、**「きちんとした事務所」**としての印象も良くなりますよ。
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